La salle d’archive idéale pour réussir son archivage

Avant d’aménager une salle d’archive, vous devez prendre en considération quelques règles et principes pour assurer la conservation de vos archives dans de bonnes conditions. 

Pour réaliser l’archivage de vos documents en toute sécurité, retrouvez dans ce blog tous nos conseils pour assurer une bonne conservation de vos papiers. Du choix de son espace à celui de son mobilier, Agencia Groupe vous apporte ses conseils à chacune des étapes de votre projet.

Nos conseils pour choisir son rayonnage de stockage

Mettez une résistance au sol selon le rayonnage :

Pour un rayonnage fixe de hauteur entre 2 m à 250 cm, le plancher doit résister à une charge de 900 kg par m². Pour un rayonnage mobile, la dalle doit être plus résistance avec une charge maximum de 1300 kg par m² minimum. 

Choisissez le rayonnage adéquat à vos archives

Il est indispensable de choisir des étagères métalliques pour votre rayonnage d’archives. Nous vous déconseillons d’utiliser le bois en raison des risques d’incendie ou de détérioration. Afin de faciliter les opérations d’ouverture et de fermeture pour le rayonnage mobile, nous vous conseillons 10 épis au maximum.

Ajustez la ventilation de l’espace

Pour permettre une bonne ventilation dans le local d’archives, les rayonnages d’archives ne doivent pas aller jusqu’au plafond. Si la hauteur sous plafond est de 250 cm, prévoir des étagères au maximum jusqu’à 220 cm ou 225 cm. Cet espace permettra aussi d’installer les détecteurs et gaines électriques.

Prévoyez une isolation contre le changement de température

Il faut prévoir une isolation pour éviter de trop grandes variations de températures. Pour des archives papier, la température conseillée de conservation est de 18 °C.  Il faut donc que le stockage soit ventilé et prévoir un chauffage en hiver.

Protégez vos archives contre la lumière

Pour protéger les documents face aux rayons du soleil, le rayonnage d’archives sera placé à la perpendiculaire des fenêtres. Des stores peuvent également être installés.

Prévenez des risques probables

Vous devez protéger vos archives du feu par une protection incendie adéquate. Au minimum, un extincteur à poudre doit être présent dans la pièce. 

Pour prévenir les risques d’inondation, aucune canalisation ne doit passer dans le local d’archives. Il est préférable d’éviter le stockage en cave pour protéger les archives de l’humidité.

Quels enjeux pour le choix d’une salle d’archive ?

On voit souvent des étagères pour des archives représentées dans des espaces privés au sein les entreprises, vu que les enjeux sont réels et nombreux. 

– Enjeux juridiques : En France, la loi oblige les entreprises à conserver leurs archives pendant une durée minimale variable selon le type de document. 

– Enjeux Sécurité : L’archivage des documents assure la sécurité de l’entreprise, en particulier celles qui contiennent des informations sensibles.

– Enjeux financiers : Un archivage bien organisé permet de gagner de la place et du temps… et comme le temps, c’est de l’argent, il permet aussi de faire de belles économies.

– Enjeux historiques : certaines archives ont une valeur patrimoniale à court et à long terme. Pourquoi à ne pas y penser ? votre entreprise pourrait devenir une grande institution de demain. 

– Enjeux technologiques : le stockage numérique, la pérennité et la sécurité des données sont aussi des problématiques très actuelles. 

Agencia Groupe vous accompagne tout au long de votre projet pour réussir l’entreposage et le rangement d’archives en papier. Faites confiance à notre équipe et appelez-nous au +33 6 16 06 89 64 pour un rendez-vous.